Online welkomstbijeenkomsten voor de posten
Als coördinator onboarding organiseert Henny Schippers de welkomstdagen fysiek op het departement in Den Haag en sinds juni 2024 ook online voor de nieuwe lokaal aangenomen collega’s op de posten wereldwijd. In dit onderdeel van de onboarding bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) zorgen we ervoor dat alle nieuwe collega’s een goede start krijgen en zich verbonden voelen met BZ.
Thuis voelen
‘We willen nieuwe collega’s op de posten – net als in Nederland - een centraal en informatief welkom geven zodat zij zich snel thuis zullen voelen, op weg geholpen worden, hun weg vinden in de organisatie en meer verbondenheid met het ministerie in Den Haag krijgen’, vertelt Henny. ‘Het gaat dan om de centrale onboarding. Het inwerken op de functie vindt op de post plaats.’
Programma
Het programma van de online welkomstbijeenkomst is vergelijkbaar met de fysieke welkomstdag in Den Haag, die sinds 2023 wordt georganiseerd. De voertaal is Engels. Vanwege de verschillende tijdzones zijn er twee sessies op een dag. In de ochtend voor het oostelijk en in de middag voor het westelijk halfrond.
Voor de invulling zijn de afgelopen periode verschillende posten betrokken en is er samengewerkt met collega’s van de hoofddirectie Postennet (HDPN) en de Locally Employed Staff Council (LESC).
Henny: ‘Online een welkomstdag bijwonen vergt andere disciplines van de deelnemers. We hebben het programma daarom ingekort en zo interactief mogelijk gemaakt. Tijdens de opening nemen we collega’s mee in de missie, visie en organisatiedoelen van BZ en gaan we in gesprek over wereldwijd werken en interculturele ervaringen.’
Structuren en systemen
‘Juist de informatie over de organisatiestructuur van BZ en het postennet zijn een belangrijk onderdeel voor nieuwe collega’s op de posten om hen wegwijs te raken bij BZ. Ook het politiek-bestuurlijke systeem in Nederland, het nieuwe kabinet en een begrip als het poldermodel, komt aan de orde. Plenair bespreken we belangrijke thema’s zoals ambtelijke professionaliteit en 1BZ’, vertelt Henny.
Delen van ervaringen
Verschillende lokaal aangenomen collega’s delen eigen ervaringen met de nieuwe collega’s. Ook vertellen zij meer over de Locally Employed Staff Council (LESC). De LESC behartigt de belangen van ongeveer 2.300 lokale collega’s die werkzaam zijn op de ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten van Nederland wereldwijd.
Netwerk
In break-out rooms komen onderwerpen zoals vitaliteit en gezondheid, diversiteit en inclusie, informatieveiligheid en integriteit en leren en ontwikkelen aan bod. Naast het uitwisselen van kennis leren de deelnemers door deze online bijeenkomst andere nieuwe collega’s in de regio kennen. Het is waardevol om te kunnen sparren met andere collega’s die net nieuw zijn en wellicht tegen dezelfde vragen aanlopen in het werk.
Techniek
‘Onze partner Shared Business verzorgt de technische ondersteuning, zodat online alles op rolletjes loopt. Zij zorgen voor de verbinding, het geluid, de break-out rooms en lossen tussentijds eventuele vragen en problemen op, zodat wij ons volledig kunnen focussen op de inhoud van de welkomstbijeenkomst’, zegt Henny.
Positieve reacties
Henny: ‘De reacties van de deelnemers zijn positief. De suggesties uit de evaluatieformulieren nemen we mee in de voorbereiding en organisatie van de volgende online welkomstbijeenkomsten. Zo kunnen we het programma blijven verbeteren.
Ook ontvangen we positieve reacties van leidinggevenden op de posten. Zij vinden het fijn dat er nu ook aandacht is voor een centrale onboarding voor collega’s op de posten vanuit Den Haag.’
Tips zijn welkom
‘In mijn functie sta ik in contact met veel collega’s. Als de deelnemers tevreden naar huis gaan, geeft dat een fijn gevoel. Tips om onze welkomstdagen verder te verbeteren zijn altijd welkom. We vinden het belangrijk om iedereen zo goed mogelijk voor te bereiden op het werken bij BZ en te zorgen voor verbondenheid met ons ministerie.’