Leren in de praktijk: ‘Sneller wegwijs in het Afghanistan Overbrengingsproject (AOP) door mentorschap’
Hoe werkt het bij BZ? Bij wie moet je zijn om iets voor elkaar te krijgen? Waar vind je de regels en hoe gebruik je de verschillende systemen? Bij BZ vinden we dat leren veel meer is dan het volgen van een cursus. Fatuma Hashi was nog maar net in dienst toen zij aan de slag ging bij het Afghanistan Overbrengingsproject (AOP). Jantinus Smallenbroek, een ervaren collega die ook bij het AOP werkte, nam de rol van mentor op zich en hielp Fatuma snel haar weg te vinden bij BZ.
Fatuma zat nog in de afrondende fase van haar studie internationaal recht en had zes maanden werkervaring bij de Rijksoverheid toen ze werd gevraagd om mee te werken aan het AOP. ‘Ik kwam heel snel in een intensief en politiek gevoelig project terecht. Dat voelde voor mij als een sprong in het diepe en daar heb ik veel van kunnen leren.’
Veel collega’s bij BZ hebben zich ingezet voor het Afghanistan Overbrengingsproject (AOP) om mensen uit Afghanistan veilig over te brengen naar Nederland. Wat het inwerken lastig maakte, naast de hectiek waarin het werk gedaan moest worden, was dat het AOP het eerste overbrengingsproject binnen BZ was. ‘Het was voor mij erg aftasten en het wiel uitvinden’, vertelt Fatuma. Jantinus zag dat. Hij nam het initiatief om Fatuma te begeleiden bij overleggen met andere organisaties, te vertellen wie welke rol had in het overbrengingsproces en haar advies te geven over hoe zij zich in de gesprekken kon opstellen.
Jantinus werkt sinds 1986 bij BZ en heeft veel verschillende functies, afdelingen en veranderingen meegemaakt. Hij herinnert zich een tijd waarin begeleiding en feedback meer vanzelfsprekend ontstonden. ‘Door hybride samenwerken is “learning on the job” ingewikkelder geworden om te organiseren. Dat maakt het bijvoorbeeld voor startende en jongere collega’s lastiger om te begrijpen hoe het ministerie is georganiseerd.’
Ruimte voor vragen
Jantinus bood Fatuma aan om haar wegwijs te maken binnen het ministerie. ‘Vaak gingen we even bij elkaar zitten, las Jantinus mee met een e-mail of deelde hij zijn expertise waar nodig. Bijvoorbeeld over waar de taak van BZ ophoudt en die van andere partners begint. ‘Jantinus creëerde bewust ruimte waarin ik naar hem toe kon gaan met mijn vragen en het was altijd goed als ik hem even belde’, vertelt Fatuma.
Jantinus geniet ervan om anderen iets te leren. ‘Daar haal ik een deel van mijn voldoening uit op het werk. Als ik er meer geduld voor had gehad, was ik misschien wel leraar geworden. In het begin was ons contact intensief. Ik wilde aanvoelen wat Fatuma nog niet eerder had gedaan en wanneer ik haar kon adviseren. Soms was het al genoeg om te zeggen dat er ergens een procedure voor bestaat en waar je die kunt vinden. Of uit te leggen wie je moet betrekken, bijvoorbeeld de consulaire afdeling of de juristen.’
Onderlinge verhoudingen
‘Het gevoel voor onderlinge verhoudingen leer je niet tijdens een training.’ Fatuma ervaarde dat ze soms beter persoonlijk op iemand af kon stappen om te zien of een boodschap goed begrepen werd. En hoe ze effectief kon inspelen op de dynamiek tijdens een overleg met veel partijen. ‘Ik zet nu regelmatig voorafgaand aan een vergadering zorgvuldig voor mezelf op papier wat ik als resultaat uit de vergadering wil halen, welke punten ik aan de orde wil stellen of wat ik wil bijdragen’, vertelt ze.
Goed mentorschap is tweerichtingsverkeer. Jantinus: ‘Ik liet me inspireren door de omgevingssensitiviteit en het inlevingsvermogen van Fatuma. Ook onze uitwisseling vanuit intercultureel perspectief was waardevol.’ Fatuma: ‘We hebben allebei een warm hart voor de zaak en het feit dat we op veel vlakken verschillend zijn, maakte dat onze samenwerking tot nog mooiere resultaten leidde’. Fatuma zag hoe haar zelfvertrouwen in het werk groeide. ‘In het begin was ons contact intensief en na een maand of twee veranderden we de intensiteit’. Jantinus: ‘Mijn begeleiding was steeds minder nodig.’
Snel op weg
‘Ik heb gemerkt hoe belangrijk het is om nieuwe collega’s op een efficiënte manier te onboarden en kennis te laten maken met de materie en de organisatie’, concludeert Fatuma. ‘Als je met een collega kunt meelopen, krijg je sneller een goed beeld van de functie en de organisatie. Ik vond het erg prettig om gewezen te worden op de verschillende systemen bij BZ; welke informatie je waar kunt vinden en hoe je de systemen kunt gebruiken. Gaandeweg kom je er zelf misschien ook achter, samen gaat het sneller.’
| Wil je meer weten over mentoring bij BZ? Log in op het leerportaal van de Academie voor Internationale Betrekkingen en zoek op ‘mentoring’. Je vindt hier ook informatie over andere begeleide leervormen zoals intervisie en coaching. |