Informeel netwerk helpt coördinatoren om snel te schakelen

Carlijn en Jolande zijn allebei coördinerend beleidsmedewerker, respectievelijk bij de Directie Europa (DEU) en de Directie Veiligheidsbeleid (DVB). Zij zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke, procesmatige en procedurele coördinatie van beleidsprocessen. Daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor de begeleiding en coaching van andere collega’s. Binnen een team zijn ze de “go-between” tussen het management team (MT), cluster en andere collega’s. Juist in dit proces is het kennen van collega-coördinatoren van toegevoegde waarde.

Tijdens de leergang Effectief Coördineren kwamen ze erachter hoe waardevol het is om te sparren met collega-coördinatoren. ‘Ik voelde me gesteund door collega’s die dezelfde functie hebben en soms tegen uitdagingen aanlopen die ik ook ervaar’, zegt Carlijn. Carlijn en Jolande volgden de training niet samen, maar troffen elkaar daarna wel regelmatig bij een gezamenlijk dossier. Ze ontdekten dat dit directe contact hen hielp om effectiever te zijn in hun werk. Zo ontstond het idee om een netwerk op te richten met collega-coördinatoren binnen het departement.

Eenvoudige opzet

Regelmatig organiseren ze nu informele bijeenkomsten. Inmiddels zijn er ongeveer tachtig tot negentig deelnemers aangehaakt waarvan een kleiner aantal aansluit bij onze meet-ups. Nieuwe coördinatoren zijn altijd welkom. Het netwerk is doelbewust zo eenvoudig mogelijk. Jolande: ‘We sturen een agenda- en appje rond en willen alleen graag weten of je komt, zodat we het aantal mensen kunnen inschatten. Met deze mailing en appgroep kan je elkaar dus ook snel vinden op het departement.’

Tijdens de bijeenkomsten delen de collega’s waar zij tegenaan lopen in het dagelijkse werk, bijvoorbeeld hoe ze met bezetting omgaan. Een terugkerende vraag is of collega’s alleen coördinerende taken doen of ook inhoudelijk actief zijn. ‘Het is interessant uit te wisselen hoe je grip krijgt op je taakomschrijving, die vaak bewust breed is’, zegt Carlijn. ‘Deze uitwisseling geeft ons de ruimte om open te reflecteren op wat we hebben gedaan. Elke week denk ik wel: ik had dit misschien ook zo kunnen doen.’

Snel schakelen

Dankzij het netwerk weten coördinatoren elkaar sneller te vinden. Dat versterkt de samenwerking binnen BZ enorm. ‘Als je weet wie je moet hebben bij dossiers die bij meerdere afdelingen liggen, dan kun je sneller schakelen’, zegt Carlijn. ‘Het is prettig als je elkaar informeel kent, want dan gaat ook het formele werk een stuk beter.’

‘We schakelen vaak op momenten dat er urgentie is’, vult Jolande aan. ‘Er is dan weinig tijd; het moet snel en kort. Dan helpt het enorm als je elkaar goed kent en er vertrouwen is. Door dit netwerk weten we van elkaar wie waar geplaatst is en welke dossiers er spelen. We hoeven bovendien niet meer te zoeken wie verantwoordelijk is. Maar ook buiten de directe werk-gerelateerde kwesties om weten we elkaar te vinden.’

Uit de bubbel

Carlijn en Jolande hebben beiden een grote behoefte om zichzelf scherp te houden en zich te blijven ontwikkelen. Trainingen en intervisies helpen daarbij, maar ook dit netwerk is belangrijk. ‘Mensen en situaties zijn nooit hetzelfde’, zegt Jolande. ‘Tijdens de leergang hebben we de tools gekregen en in de praktijk passen we die nu toe. Door met anderen te blijven praten en ideeën uit te wisselen, blijven we open staan voor andere visies, methoden en manieren waarop we de theorie kunnen toepassen. Omdat we door de opleiding dezelfde taal spreken, kunnen we daarop verder bouwen.’

Bovenal willen ze het werk zo goed mogelijk doen voor andere collega’s. ‘We geloven in BZ en de meerwaarde van het werk dat we doen’, zegt Jolande. ‘Dit werk is geen negen-tot-vijf-baan, dus de liefde voor BZ is wat ons bindt. Diplomatie is een vak en als coördinator heb je daarin ook een coachende rol. Als je de ruimte, kennis en het vertrouwen krijgt, is dit een prachtige verbindende functie binnen BZ.’