Hoe voer je gesprekken waarin grote belangen op het spel staan zonder je relatie te schaden? Erik Weststrate, directeur Directie Europa, introduceerde de training Crucial Conversations om moeilijke gesprekken te voeren. Inmiddels heeft het gedachtegoed geleid tot een gezamenlijke taal bij zijn directie. Regelmatig klinkt het: ‘laten we crucial conversations inzetten om met elkaar in gesprek te blijven’.
Beeld: © Erik Weststrate
Erik Weststrate, directeur Directie Europa
Effectieve communicatie gaat niet alleen over je eigen standpunten duidelijk maken, maar ook over het creëren van een veilige omgeving waarin iedereen vrijuit durft te spreken. Hoe zorg je ervoor dat dit lukt, ook als er veel op het spel staat of de emoties hoog oplopen? En hoe houd je in het oog dat de ander zich veilig voelt?
‘De kans is groot dat je in deze situaties je mond houdt uit angst de relatie te schaden’, legt Erik uit. ‘Er is een derde mogelijkheid: je uitspreken op een manier die de relatie juist versterkt. Dat vraagt soms om het omgaan met grote emoties zonder zelf boos of gekwetst te raken, vooral in gesprekken met leidinggevenden of mensen met meer invloed. Toch is dat de moeite waard’, vindt Erik. ‘Een goed gesprek ontstaat pas wanneer alles op tafel ligt.’
Gezamenlijk sterker uit gesprekken komen
Erik heeft veel ervaring met dialogen op verschillende niveaus. Toch was de training Crucial Conversations voor hem een ware eyeopener. ‘Deze training leert je vaardigheden om samen sterker uit moeilijke gesprekken te komen’, vertelt hij.
Het kunnen diplomatieke gesprekken zijn, gesprekken over bijvoorbeeld promotie of andere gesprekken waarbij de meningen sterk uiteenlopen. Erik: ‘De kern van deze aanpak is dat je de verantwoordelijkheid bij jezelf neerlegt. Wat gebeurt er, wat doet dat met mij, en welk verhaal vertel ik mezelf dan?’
Beeld: © Erika Koehler
Erika Koehler, strategisch beleidsadviseur bij de Directie Europa
Leren om én-én te denken
Na afloop was Erik zo enthousiast over de training dat hij zijn collega's in Ankara en Istanboel aanspoorde om de training ook te volgen. Daarnaast werden zes collega’s binnen BZ opgeleid om de trainingen zelf te geven.
Eén van hen is Erika Koehler, strategisch beleidsadviseur bij de Directie Europa. Zij signaleert dat we snel denken in termen van of/of: een goede relatie behouden of je uitspreken. ‘Die valkuil houdt ons tegen’, vindt Erika. ‘We moeten én-én denken. Dan nog luisteren we vaak niet echt naar elkaar en zetten we misschien de hakken in het zand. Door een veilige omgeving te creëren en iemand echt te horen, kun je samen tot constructieve inzichten komen.’
Feit of verhaal?
Eén van de krachtigste tools van Crucial Conversations is het onderscheid tussen feiten en verhalen. Erika: ‘Het verhaal dat we onszelf vertellen, kan misleidend zijn. Door dit expliciet te onderzoeken, plaats je jouw emoties in perspectief. Wat heeft de ander werkelijk gezegd of gedaan? En wat is mijn interpretatie daarvan of mijn verhaal daarover?’
De methode is breed toepasbaar, ook in diplomatieke gesprekken of moeilijke onderhandelingen. ‘In deze tijd van polarisering is dit extra belangrijk’, zegt Erika. ‘Het is ongemakkelijk als iemand een ander standpunt heeft, maar het is wel onze grote uitdaging om daarmee om te gaan, zowel intern als in het internationale werk. Je kunt jezelf als slachtoffer beschouwen van een systeem, maar je kunt ook kijken wat je wél kan doen.’
De term 'crucial conversation' is inmiddels al aardig ingeburgerd binnen het team van de Directie Europa. Collega’s staan vaker en makkelijker stil bij emoties en overtuigingen, en bij de handelingen die daaruit voortvloeien. Speelt hier soms je eigen ego op? Moet je het verhaal loslaten dat je aan jezelf vertelt? ‘Soms voel je in je lijf emoties opkomen, of je ziet het bij de ander’, zegt Erika. ‘Je komt verder door je bewust te zijn van je eigen interpretaties en open een gesprek aan te gaan.’
Dagelijkse gesprekken
Tijdens teamgesprekken maken collega’s nu vaker bewust onderscheid tussen feit en verhaal. Erik ziet dat dit een groot effect heeft op de kwaliteit van de resultaten en relaties, nu collega’s zich van deze dynamiek bewust zijn en er woorden aan geven. Hij wil er daarom regelmatig aandacht aan blijven besteden, zodat de training blijft doorwerken in de dagelijkse gesprekken.
‘Het mooie is dat deze aanpak meteen de kou uit de lucht haalt’, zegt Erik. ‘Iedereen begrijpt waar jouw reactie vandaan komt als je misschien wat heftiger reageert. Door het te benoemen kun je samen weer verder. Op die manier kun je met elkaar in gesprek blijven én je relatie behouden. Dat is de grootste winst van alles.’