Voor medewerkers van BZ is er een aanvullende regeling voor studiefaciliteiten. Hiermee sluiten we aan op de rijksbrede regeling voor studiefaciliteiten en hebben we een aantal afspraken verder uitgewerkt. Ook vind je hier informatie over budgetten en normbedragen én over de verschillende rollen en bevoegdheden van leidinggevenden.
Leren van en met elkaar
BZ is graag een lerende organisatie. Een leven lang leren staat centraal voor alle medewerkers: in elke functie, in Den Haag en op de posten, wereldwijd. Zo blijven we als organisatie wendbaar, flexibel en kundig, ook in onrustige tijden. Leren is meer dan een studie volgen. Denk ook aan:
- ervaring opdoen en daarop reflecteren met je team of leidinggevende;
- elkaar vragen stellen, kennis delen of de kunst afkijken;
-
bijblijven met ontwikkelingen via je netwerk, vakliteratuur, websites of social media.
Drie mogelijkheden voor leren en ontwikkelen bij BZ
Om een studie te volgen kun je kiezen uit drie mogelijkheden:
- Je maakt gebruik van het leeraanbod van de Academie voor Internationale Betrekkingen. Hieraan zijn geen kosten verbonden voor je directie of post.
- Je maakt gebruik van het leeraanbod van een andere rijksacademie.
- Je maakt gebruik van de BZ-regeling studiefaciliteiten voor extern leeraanbod. Kijk hieronder voor meer informatie en verschillende scenario’s.
‘Studie’ kun je breed opvatten: het omvat allerlei soorten leeractiviteiten, zoals:
- een volledige studie of een enkel vak aan een universiteit of hogeschool;
- een opleiding of training aan een ander instituut – met of zonder een examen dat leidt tot een formele en erkende kwalificatie;
- een vaardighedentraining;
- een training gericht op persoonlijke ontwikkeling;
- coaching;
- een vakinhoudelijke conferentie of seminar.
Studiefaciliteiten bij BZ: een tegemoetkoming in geld en tijd
De BZ-regeling studiefaciliteiten is een variant op de rijksbrede regeling studiefaciliteiten en geldt voor BZ medewerkers die geen passend aanbod kunnen vinden in het leeraanbod van de Academie voor Internationale Betrekkingen of een andere rijksacademie.
BZ komt medewerkers op twee manieren tegemoet om te leren en te ontwikkelen, namelijk in geld en tijd. Dat betekent dat:
- BZ haar medewerkers tegemoet komt in de kosten voor de opleiding, examengelden, verplichte literatuur, en eventueel reis- en verblijfskosten.
- Ook kan tijd worden toegekend zodat je als BZ medewerker de opleiding geheel of gedeeltelijk in werktijd mag volgen zoals contacturen (denk aan lessen, examens, afspraken met docenten, groepswerk met opleidingsgenoten etc.) of voor zelfstudie.
Hoeveel geld en tijd wordt toegekend, hangt af van het belang van de opleiding voor de organisatie en de hoogte van het bedrag. Bekijk hieronder de verschillende scenario’s voor het toekennen van geld en/of tijd en de te nemen stappen.
Drie scenario’s voor toekenning in tijd en geld
De medewerker wordt verplicht tot het volgen van een opleiding of leeractiviteit.
- BZ betaalt 100%.
- Volledig in werktijd (lessen, examens etc.).
- Indien nodig wordt één dag per week verlof verleend voor zelfstudie. In overleg kan meer verlof worden toegekend.
- De medewerker heeft recht op deze faciliteiten op basis van de rijksbrede regeling studiefaciliteiten.
- Medewerker legt de aanvraag schriftelijk voor aan de leidinggevende.
- Leidinggevende checkt financiële ruimte.
- Bij opleidingen in het financieel of consulair domein geven respectievelijk FEZ en DCV aanvullend advies.
- Beoordelaar van de aanvraag:
- Leidinggevende t/m €5.000
- Directeur / CdP t/m €10.000
- DG / SG boven €10.000
- Medewerker voegt het besluit toe aan het P-dossier in P-Direkt.
- Medewerker schrijft zich in voor de opleiding en maakt een opdrachtverstrekking in SSP.
- Medewerker voegt na afronding van de opleiding het behaalde certificaat toe aan het P-dossier in P-Direkt.
De opleiding draagt bij aan het realiseren van vastgelegde loopbaanafspraken (huidige functie, loopbaan op langere termijn, of persoonlijke ontwikkeling). Deze afspraken zijn vastgelegd in het verslag van het personeelsgesprek of in een aanvullende notitie.
- BZ betaalt 100%.
- 50% in werktijd (meer mag, maar dat is een gunst).
- In principe geen zelfstudieverlof (mag bij uitzondering, maar dat is een gunst).
De medewerker heeft recht op deze faciliteiten, maar geen recht op een specifieke opleiding. Samen met de leidinggevende wordt bepaald welke opleiding mogelijk is.
- Medewerker legt de aanvraag schriftelijk voor aan de leidinggevende.
- Leidinggevende checkt financiële ruimte.
- Beoordelaar van de aanvraag:
- Leidinggevende t/m €5.000
- Directeur / CdP t/m €10.000
- DG / SG boven €10.000
- Medewerker voegt het besluit toe aan het P-dossier in P-Direkt.
- Medewerker schrijft zich in voor de opleiding en maakt een opdrachtverstrekking in SSP.
- Indien direct betaald moet worden, schiet de medewerker het bedrag voor en declareert het voorgeschoten bedrag.
- Medewerker voegt na afronding van de opleiding het behaalde certificaat toe aan het P-dossier in P-Direkt.
De opleiding is op eigen initiatief van de medewerker en draagt niet bij aan het realiseren van vastgelegde loopbaanafspraken.
- Medewerker betaalt, BZ vergoedt maximaal 50%.
- Maximaal 25% in werktijd (lessen, examens etc.).
- Geen zelfstudieverlof.
- De medewerker heeft geen recht op deze faciliteiten – zowel het geld als de tijd betreffen altijd een gunst.
- Medewerker en leidinggevende bespreken mogelijke tegemoetkoming in geld en tijd.
- Medewerker legt de aanvraag schriftelijk voor aan de leidinggevende.
- Leidinggevende checkt het afwegingskader voor toekenning (verderop op deze pagina).
- Leidinggevende beoordeelt de aanvraag. BZ-bijdrage is maximaal €5.000. Bij hoge uitzondering kan de budgethouder toestemming geven voor overschrijding van het P-budget.
- Medewerker voegt het besluit toe aan het P-dossier in P-Direkt.
- Medewerker vraagt een voorschot aan en betaalt de opleidingskosten of schiet de opleidingskosten voor en declareert de BZ-bijdrage via P-Direkt.
- Medewerker meldt bij HDPO wanneer de opleiding wordt onderbroken of gestopt.
- Bij onderbreking of stoppen vordert HDPO eventueel de BZ-bijdrage terug.
- Medewerker voegt na afronding van de opleiding het behaalde certificaat toe aan het P-dossier in P-Direkt.
Als de BZ-bijdrage hoger is dan €5.000 en de medewerker neemt binnen drie jaar na afronding van de opleiding ontslag, dan vordert HDPO eventueel de BZ-bijdrage terug.
- Je kunt kosten voor een opleiding gericht op je werk aftrekken van de belasting.
- Voor een opleiding op eigen initiatief: je kunt IKB gebruiken voor opleidingskosten.
- Voor een opleiding op eigen initiatief: je kunt een beroep doen op Blik Vooruit van A+O Fonds Rijk. Hiermee kun je eenmalig een subsidie van €1.000 ontvangen voor een opleiding gericht op een volgende loopbaanstap.
- Voor een opleiding op eigen initiatief: werkenden en werkzoekenden kunnen via het UWV een STAP-budget van maximaal € 1.000 euro aanvragen voor scholing en ontwikkeling.
De rollen van de leidinggevende (inclusief afwegingskader)
Als leidinggevende heb je verschillende rollen te vervullen. Je stimuleert je medewerkers om zich te blijven ontwikkelen maar bewaakt ook het budget zodat iedereen binnen het team gelijke kansen en mogelijkheden heeft. Bekijk hieronder de toelichting bij de verschillende rollen.
Toelichting op de rollen van de leidinggevende
Als leidinggevende ben je sparringpartner en adviseur van je medewerkers over hun persoonlijke en professionele ontwikkeling. Zowel voor hun huidige functie, hun loopbaan op langere termijn en hun persoonlijke effectiviteit in het werk. In je rol als strateeg zet je leren strategisch in om de beleids- en organisatiedoelen te behalen. De gesprekscyclus en Strategische Personeelsplanning (SPP) zijn aanknopingspunten om hierover in gesprek te gaan. Maar leerwensen kunnen op ieder moment van het jaar worden besproken. Ideaal is na de gesprekscyclus een strategisch opleidingsplan voor het hele jaar te maken, gericht op zowel beleids- en organisatiedoelen, als de persoonlijke en loopbaanontwikkeling van de medewerkers.
In 2016 heeft de Bestuursraad aangegeven dat iedere medewerker ongeveer 5% van diens werktijd moet besteden aan leren. Alle medewerkers, ongeacht hun rang of positie, uitgezonden of lokaal moeten zich ontwikkelen door te leren. Wees daarbij creatief en geef gelegenheid de kansen te benutten.
Studiefaciliteiten gelden voor individuele medewerkers, maar ook voor groepstrainingen. Denk bijvoorbeeld aan een training voor de hele post of afdeling of professionele begeleiding van een heidag.
Als leidinggevende beslis je of, en zo ja, hoeveel geld en/of tijd uit de regeling studiefaciliteiten aan een medewerker wordt toegekend en uit welk budget (bedrijfsvoering of personeelsbudget).
Je kunt als leidinggevende zelf beslissen tot een bedrag van €5.000.
- bij bedragen van €5.000 - €10.000 beslist de directeur of CdP
- boven een bedrag van €10.000 de DG of PSG
Als leidinggevende geef je hen dan een inhoudelijk gemotiveerd advies.
Het gaat hierbij om de hoogte van de bijdrage van BZ, zonder eventuele bijdrage van de medewerker zelf. Bekijk de hierboven beschreven scenario’s bij een verplichte opleiding, een opleiding als vervulling van loopbaanafspraken en een opleiding op eigen initiatief. Bekijk ook het afwegingskader hieronder.
Er zijn twee redenen om de beslissingsbevoegdheid op deze niveaus te beleggen:
- het hoger management krijgt zicht op beslissingen met grote financiële impact;
- hoger management, met hun grotere span of control, is zo beter in staat om de afweging te maken of een opleiding de bredere organisatie op langere termijn ten goede komt.
Bij het toekennen van studiefaciliteiten controleer je als leidinggevende of er nog geld is. Doe dit vroeg in het proces om teleurstelling te voorkomen, zeker als het gaat om een groot bedrag of als de betaling later in het jaar is.
Leidinggevenden op posten kunnen hiervoor terecht bij de RSO of FSO; leidinggevenden op het departement bij hun controller.
Als leidinggevende beslis je óf je geld en tijd toekent, en zo ja, hoeveel. Hierbij weegt de leidinggevenden de belangen van de medewerker en van de organisatie tegen elkaar af.
De volgende vragen kunnen daarbij helpen:
- Welk van de scenario’s is van toepassing: en verplichte opleiding, een opleiding als vervulling van loopbaanafspraken of een opleiding op eigen initiatief?
- In welke mate zal de investering zich terugbetalen voor BZ?
Als de kwaliteit van het werk in de huidige functie veel zal toenemen door de opleiding kies je voor variant 1 of 2. Is dat minder evident, dan kan je kiezen voor variant 2 of 3. Hoe meer BZ zal profiteren van de investering, hoe ruimhartiger je kunt zijn. - Bij loopbaangerichte opleiding:
- Hoe groot is de kans dat de verworven kennis bij BZ kan worden ingezet?
- Zijn er functies waarin deze kennis nodig is?
- Hoeveel van dergelijke functies zijn er?
- Hoe aannemelijk is het dat de medewerker een dergelijke functie zal krijgen?
Als het bijvoorbeeld een overstap van stroom en een sprongbevordering betreft, dan is dat niet aannemelijk. Gaat het om een horizontale stap in de eigen stroom, is het meer aannemelijk. - Hoe snel zal de medewerker de verworven kennis kunnen toepassen?
Niet gebruikte kennis vervliegt snel – use it or lose it. Als de toepassing ver in de toekomst ligt, wees terughoudend.
- Past de opleiding bij het niveau van de medewerker? Of kan de kennis alleen worden aangewend in functies waarvoor de medewerker bevorderd moet worden? Komt de medewerker in aanmerking voor bevordering?
- Neem het ontwikkelpotentieel van de medewerker uit de gesprekscyclus mee in de afweging en in het gesprek.
- Is het realistisch dat de medewerker de opleiding aankan? Denk aan de benodigde voorkennis, intelligentieniveau, beslag op privétijd (in combinatie met privéverplichtingen) en persoonlijke omstandigheden.
- Kijk ook naar de opleidingsgeschiedenis van de medewerker – zijn in het verleden opleidingen gestart die niet zijn afgerond? Waarom zou het nu wèl lukken?
- Hoeveel aanspraak heeft de medewerker al gemaakt op een studiefaciliteit? Zorg voor een eerlijke verdeling. Niet iedere medewerker hoeft ieder jaar aan de beurt te komen, maar zorg dat er niet disproportioneel veel studiefaciliteiten naar één medewerker gaan, ten koste van anderen.
- Je hoeft niet je hand op de knip te houden. Het budget wordt meestal niet volledig benut, terwijl de organisatie wil dat het personeel zich blijft ontwikkelen en 5% van hun werktijd daarvoor gebruikt. Streef ernaar om het beschikbare geld uit te geven.
- Kijk uit voor precedentwerking. Dezelfde situatie moet steeds op dezelfde manier beoordeeld worden. Motiveer duidelijk en op het individu gericht waarom studiefaciliteiten worden toegekend of niet.
- Studiefaciliteiten kunnen ook worden ingezet als stimulans voor medewerkers. Ga hier bewust mee om wees erover expliciet in de motivering voor de toekenning van de studiefaciliteiten. Maak als managementteam hierover afspraken.
Bedenk of er loopbaanafspraken nodig zijn als voorwaarde voor het volgen van de opleiding. Bijvoorbeeld dat de medewerker minimaal 5 jaar in de functie moet blijven, zodat de investering zich voor BZ terugbetaalt.
Impact op de post of afdeling
- Tijdsinvestering: kan de afdeling de medewerker missen voor de opleidingsdagen? Bezie of spreiding in tijd mogelijk is zodat niet te veel medewerkers in dezelfde periode afwezig zijn vanwege opleidingen.
- De opleiding mag geen formatieve consequenties hebben . Het is niet mogelijk een extra medewerker ter vervanging van de studerende medewerker te krijgen.
- Het toekennen van studiefaciliteiten is een managementbeslissing. Is een zaak niet helemaal duidelijk, maak dan een inschatting of afweging en betrek hierbij alle mogelijke factoren die een rol spelen. De vragen in dit afwegingskader helpen met de afweging, maar ook andere factoren kunnen van belang zijn. Motiveer jouw toe- of afwijzing altijd volledig en transparant.
Wat mag het kosten?
- De rijksbrede regeling studiefaciliteiten geeft percentages aan, maar denk ook aan absolute bedragen. Hoe groter het rendement voor BZ, des te meer het mag kosten. Dit betekent dat je meer geld kunt toekennen voor opleidingen voor de huidige functie, minder voor opleidingen gericht op de verdere loopbaan en het minst aan opleidingen op eigen initiatief van de medewerker (zonder evident organisatiebelang).
- Bij opleidingen op eigen initiatief van de medewerker (waarbij BZ maximaal 50% betaalt) is de afweging ingewikkelder. Hou de volgende richtlijn aan:
- De maximum BZ-bijdrage is in principe €5.000 (maar nooit meer dan 50% van de kosten). Bij hoge uitzondering kan meer dan €5.000 worden toegekend, maar dit moet goed worden gemotiveerd.
- Ken 50% toe (maar in principe niet meer dan €5.000) als het gaat om een opleiding waar weliswaar geen loopbaanafspraken over bestaan, maar die evident relevant is voor BZ, en waarvan de kennis in veel BZ-functies kan worden toegepast (denk aan internationaal recht, een talenstudie of een bedrijfsvoeringsopleiding).
- Ken 25% (maar in principe niet meer dan €2.500) toe als het gaat om een opleiding die minder relevant is voor BZ (of in weinig functies nuttig zal zijn), maar waarbij je het initiatief van de medewerker wilt belonen en continu leren wilt bevorderen.
- Wijs de aanvraag af als er geen relevantie is voor BZ, als een medewerker al disproportioneel veel gebruik maakte van de studiefaciliteiten, of als de medewerker een geschiedenis heeft van het niet-afmaken van opleidingen. Ga hierover altijd in gesprek.
Controleer altijd of er nog budget beschikbaar is en bepaal hoeveel prioriteit een aanvraag moet krijgen.
Externe mobiliteit
- Studiefaciliteiten (met name de derde categorie, maar soms ook de tweede) kunnen worden toegekend met het oog op externe mobiliteit (vertrek bij BZ). Onderzoek dan of er vraag is naar medewerkers met deze kennis buiten de organisatie. Overleg eventueel met ondersteunende instanties zoals de adviseurs voor loopbaan- en talentontwikkeling of laat de medewerker dit doen.
- Wellicht kan de opleiding deel uitmaken van afspraken over externe mobiliteit (toepassen als vertrekpremie).
Doorstroommogelijkheden binnen BZ zijn voor lokale medewerkers beperkt omdat ze in dienst zijn van de post en niet van het Rijk. Zij hebben geen loopbaan bij BZ. Uiteraard kunnen lokale medewerkers zich (verder) specialiseren in hun functie en een opleiding (voor kennis, vaardigheden of persoonlijke ontwikkeling) kan hieraan bijdragen.
Een opleiding kan ook een bron van motivatie en inspiratie of een vorm van erkenning of beloning zijn, wat bijdraagt aan het werkplezier en de kwaliteit van het werk. Daarnaast vergroten de studiefaciliteiten de loopbaankansen van lokale medewerkers bij een andere werkgever. BZ streeft naar een gezonde doorstroom van medewerkers. Om dit te bevorderen kan een leidinggevende op een post voor lokale medewerkers ruimhartiger zijn in het toekennen van studiefaciliteiten die de kansen van de medewerker op de arbeidsmarkt vergroten, ook als het voor BZ niet direct relevant is voor de huidige functie. Dit is geen recht, maar een gunst.
Daarnaast kan de CdP ook afzien van de terugvorderingsclausule en eventueel afspraken over uitstroom verbinden aan de toekenning van de studiefaciliteiten. In de eerste instantie gaat het dan om lokale medewerkers met een vast contract, maar uit goed werkgeverschap kunnen ook aanvragen van medewerkers op tijdelijke contracten van een jaar of langer welwillend worden bezien.
Budgetten en betaling
Tot slot zetten we in de alinea’s hieronder informatie op een rij over budgetten en de wijze waarop studiefaciliteiten worden betaald.
Toelichting op de budgetten en wijze van betaling
Sinds 2019 worden voor de studiefaciliteiten normbedragen per fte toegekend: €700 voor posten (voor lokale en uitgezonden medewerkers) en €580 voor het departement.
De normbedragen voor de posten zijn 20% hoger dan voor het departement omdat hiermee ook de reis- en verblijfskosten voor de opleiding worden betaald. Voor het departement zijn reis- en verblijfskosten onder meer vanwege het gebruik van de mobiliteitskaart veel minder aan de orde. Mocht dit wel het geval zijn dan kan de tegemoetkoming via het P-Direktportaal gedeclareerd worden en ten laste van het P-budget van de betreffende directie geboekt worden.
Hotelovernachtingen moeten via een reserveringssite geregeld worden. De kosten voor een overnachting komen dan ten laste van het bedrijfsvoeringsbudget van de directie en hoeven niet door de medewerker te worden voorgeschoten/gedeclareerd.
Sinds 2019 wordt een deel van het bedrijfsvoeringsbudget van directies in principe gereserveerd voor de studiefaciliteiten. Een virtueel schot tussen het budget voor de studiefaciliteit en de overige uitgaven op het bedrijfsvoeringsbudget geeft inzicht hoeveel geld bestemd is voor opleidingen en hoeveel daaraan is besteed. Het blijft mogelijk dit geld voor andere doelen te gebruiken.
Bij een verplichte opleiding of bij loopbaanafspraken: voor de korte termijn komen de kosten (tot €15.000) ten laste van het bedrijfsvoeringsbudget van de directie of post.
- Op het departement maakt de medewerker hiervoor een opdrachtverstrekking in SSP (Nieuwe melding -> Financiële administratie SAP -> Inkoop) voor rechtstreekse betaling door BZ. Het benodigde verplichtingennummer en MBS zijn op te vragen bij de eigen financiële afdeling.
- Op de post neemt de medewerker voor de financiële vastlegging contact op met de eigen Operationeel Manager.
Bij een opleiding op eigen initiatief: als de kosten door de medewerker moeten worden voorgeschoten, kan de medewerker het door BZ te vergoeden deel van de kosten declareren via P-Direkt (Loopbaan en ontwikkeling -> Studiefaciliteit > Studiekosten/Studieverlof). Indien gewenst kan hier ook een voorschot worden aangevraagd.