Leren in de praktijk: Jong MT bij DSO
Practice what you preach, ook als het gaat om diversiteit in generaties. Bij de directie Sociale Ontwikkeling (DSO) van het ministerie van Buitenlandse Zaken bestaat het MT-overleg niet alleen uit zeven doorgewinterde BZ’ers, maar schuiven ook vier jonge collega’s aan. Dit “Jong MT” praat over bijna alles mee. Beleidsmedewerker Annemarie Dezentje bedacht het plan, Pascalle Grotenhuis, toen nog directeur DSO, omarmde het idee in de allereerste minuut.
Een 'black box', waarbij jongere collega’s geen idee hebben wat daar besproken wordt. Zo ervoer Annemarie Dezentje het MT-overleg van de directie Sociale Ontwikkeling. Annemarie, die zelf bij de taskforce voor vrouwenrechten en gendergelijkheid werkt, kwam daarom op een idee.
’Ik las in een artikel dat steeds meer jonge mensen betrokken worden bij de besluitvorming van een bedrijf. Ik dacht: waarom hebben we eigenlijk binnen DSO geen jongerenberaad? We hebben het hier veel over inclusie en diversiteit vanuit onze beleidsthema’s, dus het is vreemd als we dat zelf niet doen.’ Tijdens een wandeling lanceerde Annemarie haar idee bij Pascalle. ’Toch wel even een spannend moment, dus ik heb in de trein geoefend.’
Blinde vlek
De pitch liep meteen goed, want Pascalle liep ogenblikkelijk warm voor het idee. ‘Ik dacht direct: gewoon doen. Binnen het MT zijn we allemaal ergens tussen de 40 en de 60 jaar. Ook al wil je het niet, je hebt misschien toch blinde vlekken. Ik denk dat een andere generatie anders naar sommige onderwerpen kijkt, zoals het personeelsbeleid. Het voorstel voor een Jong MT gaat over verantwoordelijkheid nemen en dat is precies wat het Jong MT gedaan heeft. Dan geven wij natuurlijk ook graag verantwoordelijkheid. Ik vond het heel krachtig dat dit idee vanuit de jongere collega’s kwam. Dat maakt het veel gelijkwaardiger.’
Samen met andere collega’s gaf Annemarie vervolgens een pitch aan het hele MT om een Jong MT te vormen van medewerkers tot 35 jaar. Bijna iedereen binnen het MT was direct enthousiast, al vond een enkeling het spannend.
’We hebben afgesproken dat alle MT-leden overal over mogen meepraten‘, zegt Pascalle. ’Behalve als het over vertrouwelijke informatie gaat rondom personen, bijvoorbeeld bij sollicitaties. Ze hebben geen formele, statutaire of juridische verantwoordelijkheden. En ze mogen gevraagd én ongevraagd advies geven.’
Samen aan tafel
Ook voor de leden van het Jong MT was het spannend. ‘Je zit in het MT ook met je leidinggevende aan tafel’, zegt Annemarie. ’Tegelijkertijd is het Jong MT een soort format om je leidinggevende op een functionele manier aan te spreken zonder dat het heel ingewikkeld is.’
De eerste bijeenkomst ging onder meer over jonge collega’s met een tijdelijk contract. Annemarie: ’De mensen in het MT hebben allemaal vaste contracten en weten niet hoe het is om op tijdelijke basis te werken. De jonge collega’s konden goed aangeven wat voor onzekerheid dat met zich meebrengt. De eerste bijeenkomst was effectief en de meerwaarde was meteen helemaal duidelijk.’
Verschillen in werkdruk
Vanuit iedere afdeling werd een vertegenwoordiger aangedragen, zodat het Jong MT vier leden telt. Zij gaven onder meer advies over taken die bij het programmamanagement uitgevoerd moesten worden. Annemarie: ‘Het ging over taken die een ervaren BZ’er snel kan uitvoeren. Maar voor een jongere beleidsmedewerker duurt het langer. Die wil het checken bij een collega en daarna moet het nog de lijn in. Voor ons was het dus veel meer werk dan het MT dacht.’
Pascalle: ‘We kwamen erachter dat de werkdruk zo hoog was dat het werkplezier afnam. En die werkdruk ligt juist bij jonge collega's. Ik vond dit echt een nuttig advies.’
Ook op het gebied van communicatie kwam een waardevol advies. Pascalle: ‘Ik ben volledig voor transparantie en dacht dat onze communicatie goed geregeld was. Het Jong MT dacht daar anders over, dus zij hielden ons een belangrijke spiegel voor. Zij stelden voor om de volgorde van de communicatie te veranderen, zodat we bij de DSO-brede overleggen veel meer konden vertellen. Een simpel advies, maar ik was er zelf niet opgekomen.’
Generaties
De pilot ging nam een jaar in beslag. ’Het is slim om daarvoor ruim de tijd te nemen’, geeft Pascalle aan. ’We hebben bij BZ veel aandacht voor diversiteit in brede zin, maar veel minder op diversiteit op het gebied van verschillende generaties. In het MT is leeftijdsdiversiteit eigenlijk niet te doen, want voordat je manager wordt ben je geen 26 meer. Daarom is het Jong MT een briljant idee. Het levert zoveel op dat we er graag mee doorgaan.’
Pascalle heeft inmiddels een andere functie en heeft de adviezen van het Jong MT naar haar opvolger gestuurd. ’Het is zo waardevol dat onze collega’s gevraagd en ongevraagd met hele goede adviezen komen. Dit zijn doorleefde adviezen uit onze eigen directie.’
Sneller meepraten
Wat zijn hun belangrijkste leerervaringen? Annemarie: ‘Het MT is veel toegankelijker dan ik dacht. Als jong persoon heb je echt wel wat te vertellen, want ik kan sneller meepraten dan ik had verwacht. Ik begrijp ook beter hoe dingen werken in het grotere geheel en hoe keuzes worden gemaakt. Dat geeft me meer zelfvertrouwen.’
Pascalle: ’Ons vertrouwen in het Jong MT is helemaal terecht geweest. De volgende keer zou ik weer denken: laten we het gewoon doen. Veel besluiten hebben nu een groter draagvlak, omdat de inbreng van het Jong MT is meegenomen. Een MT van elf personen lijkt best veel, maar het maakt eigenlijk niet uit of je met zeven of elf mensen praat. Het Jong MT is
bovendien altijd goed voorbereid. Al kunnen we vanuit het MT nog beter sturen op het tijdig toesturen van stukken aan alle deelnemers. Doordat we nu dit Jong MT hebben, geven we beter leiding aan deze directie.’
’Organisaties zijn beter als ze inclusiever zijn’, vindt ook Annemarie. ‘Ze zijn vernieuwender, creatiever en lossen problemen beter op. En daar hoort ook de jongere generatie bij. Er zit ook een persoonlijke kant aan, want ik zie het als een kans om te kijken of ik me op het gebied van leiderschap wil ontwikkelen. In dat opzicht heeft dit me zeker geïnspireerd.’
Lees ook de visie op leren en ontwikkelen